Základy celouniverzitní databáze kontaktních údajů vznikly již s prvními historickými verzemi současné personálně-mzdové databáze MU. Na údaje typu telefon, fax a později e-mail nebo URL domovské stránky bylo v datových strukturách vždy pamatováno, ale nikdy nebyly systematicky naplňovány a udržovány. Změnu přinesla až éra zveřejňování těchto údajů na internetu: nutnou součástí internetové prezentace MU (www.muni.cz) [1] se hned od počátku v roce 1997 stala databáze osob a údajů o tom, na jakých adresách a číslech lze s nimi navázat komunikaci.
Rekapitulaci historického vývoje, charakteristice současného stavu a zejména popisu, jak současný stav udržovat aktuálním, je věnován tento příspěvek.
Databáze kontaktních údajů wwwdata.muni.cz [2] obsahuje telefony, faxy, e-maily, URL domovských stránek a adresy univerzitních subjektů (fakulty, ústavy, ...), pracovišť (katedry, oddělení, útvary, ...) a jednotlivých osob, které mají navíc přiřazen údaj čísla kanceláře.
Vyjma poštovních adres jsou všechny kontaktní údaje textové řetězce, pro něž není nutné mít podpůrné číselníky.
Subjekt a pracoviště
Kontaktní údaje jsou od počátku vázány na identifikační číslo subjektu resp. pracoviště.
Zaměstnanci a studenti
Osoby měly kontaktní údaje původně vázány přímo na svoji identifikaci. V průběhu prvního
roku provozu však ukázaly zkušenosti, že je vhodnější mít až tolik kontaktních údajů, kolik
má osoba pracovních poměrů (pracovišť). Kontaktní data byla tedy přiřazena k pracovní funkci
zaměstnance resp. ke studijnímu programu studenta.
Poslední známý kontakt osoby
Kontaktní údaje zaměstnanců a studentů jsou automaticky zneplatněny, jakmile pracovní či
studijní poměr zanikne. Toto řešení má ovšem své zápory - například někteří zaměstnanci lékařské fakulty ukončí
pracovní poměr k poslednímu červnu a v září opět uzavřou nový.
Problém nespočívá v nevyplnění kontaktů v září
(obnoví se zneplatněné informace), ale
v nezobrazování kontaktů v době prázdnin. Proto
byl letos v létě zaveden tzv. poslední známý
kontakt - po ukončení pracovního poměru se
příslušné kontaktní údaje přenesou do speciální
tabulky, kde jsou svázány s identifikací osoby.
Důvěryhodné kontakty osoby
Dosud poslední úpravou v evidenci kontaktů je
zavedení tzv. důvěryhodných kontaktů. Tyto
kontakty dávkově posílají některé fakulty každý
den (podrobnosti viz Dávková aktualizace).
Vystavují se osobě bez ohledu na to, zda má studijní či pracovní poměr
- jedná se totiž o fakultou přidělené kontakty a fakulta sama ví, zda má
kontakt ještě platit či nikoliv.
Databáze kontaktních dat je určena k využití v personálně-mzdových a ekonomických agendách MU, jejichž nejviditelnější součástí je prezentace www.muni.cz včetně "mobilní části" wap.muni.cz a nyní také nově Intranet MU (inet.muni.cz) [5]. Kontaktní údaje se také používají pro tištěnou verzi Kalendáře významných akcí vydávaného každoročně Rektorátem Masarykovy univerzity.
Stránky subjektů a pracovišť
Kontaktní informace na stránkách subjektů a pracovišť byly postupem času obohaceny výseky
z mapy Brna, fotografiemi a stručnou informací
o dopravním spojení MHD. Stránky jsou od počátku doplněny telefonními a
e-mailovými seznamy zaměstnanců uzpůsobenými pro tisk.
V roce 1998 přibyla stránka s formulářem, kde si
může uživatel zvolit typy kontaktních údajů,
které chce mít v seznamu vypsány.
Osobní stránky
Na osobních stránkách se kontaktní údaje vypisují co nejobšírněji.
U zaměstnanců a studentů se zobrazují u příslušného pracovního či studijního
poměru. Od léta 1998 bylo každému zaměstnanci MU vytvořeno jednoduše
zapamatovatelné URL odkazující na jeho osobní stránku:
http://www.muni.cz/<subjekt>/people/<jmeno>.<prijmeni>1,
které je vhodné například pro vizitky. Se
vznikem posledního známého kontaktu přibyla
tabulka zobrazující tyto informace (doplněné
o případné pracoviště mimo MU) i na stránkách
osob, které k MU nemají již žádný pracovní či
studijní poměr. Důvěryhodné kontakty kopírované každodenně z fakult
se na osobních stránkách
umísťují k příslušnému pracovnímu nebo studijnímu poměru, popřípadě
v samostatné částí nazvané Další kontakty na MU.
Údržba dat je na wwwdata.muni.cz realizována třemi způsoby - samotnými administrátory databáze (vhodné pouze v urgentních případech), delegovanými správci a uživateli. Pro poslední dvě (a nejdůležitější) varianty je nutné poskytnout přístupné uživatelské rozhraní. Klientem byl zvolen www prohlížeč přistupující pomocí zabezpečeného protokolu https ke stránkám na adrese https://wwwdata.muni.cz/. Kvůli problémům s administrativou distribuce přístupových hesel a samotnou ochotnou vlastníků své informace udržovat byla původně možnost přístupu povolena pouze delegovaným správcům jednotlivých subjektů.
O letních prázdninách roku 1998 byl systém autentikovaného přístupu a oprávnění k datům www prezentace přepracován na tři typy uživatelů [3]. Prvními zůstali správci subjektů, kteří mohou editovat kontakty všem studentům a zaměstnancům celého subjektu včetně kontaktních údajů všech jeho pracovišť. Nově získali možnost vytvářet správce pracovišť, kteří mají oprávnění modifikovat kontaktní údaje pracoviště2 včetně jeho zaměstnanců. Třetí typ uživatele - jednotlivce (s právem přístupu ke svým údajům) - mohl vytvořit kterýkoliv ze správců, měl-li patřičné oprávnění.
Od posledního květnového dne roku 2000 byl editor kontaktních údajů zpřístupněn celé univerzitní veřejnosti bez nutnosti vytvářet individuální účty - autentikační komponenta wwwdata.muni.cz byla napojena na účty is.muni.cz.
Jednou ze zvažovaných možností aktualizace dat [4] bylo přebírání kontaktních údajů z vlastních evidencí subjektů. V průběhu času byly všechny fakulty MU požádány o spolupráci při předávání kontaktních údajů ze svých vlastních, již zavedených agend. Fakulta informatiky poskytla kompletní seznam kontaktních údajů, kde bylo identifikací člověka jeho rodné číslo. Fakulty filozofická, sociálních studií, lékařská a právnická zpočátku poskytovaly část souboru /etc/passwd pro synchronizaci e-mailů, kde bylo identifikací člověka jeho jméno a příjmení. Jelikož tato identifikace není jednoznačná, je postupně dohledávána univerzitní identifikace, kterou si subjekty následně evidují do svých seznamů. Fakulta sociálních studií posléze rozšířila předávaná data o svůj lokální seznam telefonů, faxů a čísel kanceláří.
Navštivte autentikovanou část www prezentace (editor) ze stránky http://wwwdata.muni.cz/. Po přihlášení loginem a heslem stejným jako v is.muni.cz vás první položka menu Mé kontaktní údaje bude informovat, zda a které kontakty o vás eviduje lokálně některý ze subjektů (včetně příslušné zodpovědné osoby), a nabídne vám změnu3 či vložení kontaktních dat k vašemu pracovnímu či studijnímu poměru. O změnu můžete také požádat svého správce - přehled všech správců je dostupný ze zápatí každé stránky veřejné www prezentace Masarykovy univerzity.
| [1] | J. Kohoutková. Masarykova univerzita na
internetových WWW stránkách. Zpravodaj ÚVT
MU. ISSN 1212-0901, 1997, roč. 7, č. 3, s. 10-13.
... zpět do textu |
| [2] | Z. Valach. Personální databáze zaměstnanců
MU pro WWW. Zpravodaj ÚVT MU. ISSN 1212-0901, 1997, roč. 8,
č. 1, s. 10-13.
... zpět do textu |
| [3] | J. Ocelka. www.muni.cz po dvou letech.
Zpravodaj ÚVT MU. ISSN 1212-0901, 1998, roč. 9, č. 1, s. 11-14.
... zpět do textu |
| [4] | Š. Procházková, J. Ocelka. Internetová prezentace MU
v Brně. In UNINFOS 2000 : zborník príspevkov. Nitra : SPU v Nitre,
2000. ISBN 80-7137-713-9, s. 186-189.
... zpět do textu |
| [5] | J. Měcháček, J. Kohoutová. Intranetový server informačního
systému MU. Zpravodaj ÚVT MU. ISSN 1212-0901, 2000, roč. 11, č. 1,
s. 4-7.
... zpět do textu |
| 1 | <subjekt> je zkratka jednoho ze subjektů: arts, econ, edu, fi, law, med, soc, sci, rec,
ics, ...; jméno a příjmení je nutné uvádět bez háčků a čárek
... zpět do textu |
| 2 | včetně podpracovišť - případný správce Sekce Matematiky PřF má navíc
právo na všechna podpracoviště a jejich zaměstnance
... zpět do textu |
| 3 | Uživatel je také informován o identitě
osoby, která naposledy údaje vložila/změnila.
... zpět do textu |
předchozí článek
