V univerzitním prostředí MU máme pro řízení projektů několik specializovaných systémů či agend - jak v Inetu, tak v IS MU. Přesto je řada situací, kdy komplexní řešení pro management projektů nevyhovuje. Problémy nastávají už tam, kde je v projektu angažováno více lidí volnějším způsobem (např. jako pozorovatelé, studenti, členové komunity kolem vývoje určitého SW, spolupracovníci z jiných institucí apod.). Aby mohli plnohodnotně pracovat s univerzitními nástroji, znamenalo by to mít je podchycené v určitém formálním vztahu s univerzitou, zavedené do centrálních databází apod., což je mnohdy dosti neoperativní nebo to ani nejde. Další případ, kdy se vůbec nehodí řešit to složitě přes podporu řízení projektů, jsou aktivity sice pracovní, ale osobního charakteru: mám napsat recenzi pro časopis, pročíst diplomku, splnit deadline na projekt, článek, výuku, potřebuji si udělat rychlou poznámku z jednání,.... Takové jednorázové úkoly nemá smysl podchycovat pod něco jako "projekt", bylo by to umělé, protože neexistuje něco jako jeden cíl takového projektu, jeho kritéria úspěšnosti, etapizace apod. Pro tyto účely saháme po nástrojích jednodušších, označovaných jako PIM (Personal Information Management). Obvykle v nich můžeme rychle napsat krátkou poznámku, poznačit si úkol, případně ofotografovat třeba diagram z tabule.
V desktopovém prostředí všech běžných obecně používaných operačních systémů máme nástroje na psaní poznámek. Čím modernější systém, tím je komfort vyšší a styl práce se přibližuje tomu, na co jsme zvyklí z papírové agendy - lístečky nalepené na monitoru či nástěnce, ale navíc s možností prohledávání, upozorňování na termíny apod. Příkladem jsou poznámky na desktopu ve Windows 7 nebo na Linuxech zdařilé aplikace Tomboy, KNotes, Gnote, KJots a další. Jejich možnosti ale obvykle končí ve chvíli, kdy počítač vypínáme. Pak musíme vystačit s poznámkami na papírcích po kapsách, ti systematičtější s klasickým papírovým nebo elektronických diářem či PDA, které se alespoň tak často neztrácejí :-).
Dalším stupněm v použitelnosti jsou online služby s podobným účelem, jaký byl naznačen výše. Databáze poznámek je hostovaná u poskytovatele služby a lze k ní přistupovat odkudkoli, kde je webový prohlížeč. Poněkud sice klesá interaktivita a komfort není plný - služba je pomalejší, není tak dobrá integrace s desktopovým prostředím (např. nelze snadno drag-and-drop přetahovat položky z desktopu počítače) - ale zato máme své poznámky kdekoli, kde je počítač a připojení k internetu. V dnešním online propojeném světě ale chceme ještě více. Moderní chytré telefony nás udržují online 24 hodin denně a není to jen proto, abychom sledovali Facebook a brouzdali po internetu. Standardem systémů na bázi iOS (Apple iPhone), stejně jako Microsoft Phone nebo Android, je alespoň synchronizace kontaktů (telefonních čísel, ale i e-mailových adres a dalších údajů o osobách a skupinách) s online databází. To je základ, který sám o sobě představuje značný pokrok. Sám jsem dlouho nemohl najít optimální propojení a sdílení poznámek. Protože jsem "závislý" na službách Google - denně používám Gmail, Google Calendar, Google Sites, Google Documents a často i Picasa - byla hledaným požadavkem (byť ne úplně nezbytným) i integrace s těmito službami.
Na vedení rozsáhlejších projektů vyhovovala služba Google Wave, vloni zmiňovaná na stránkách Zpravodaje. Bohužel Google krátce poté její intezivní vývoj zastavil a službu nadále již pouze udržuje. Ukázalo se, že implementačně velmi složitý, technologicky jeden z nejnáročnějších kolaborativních projektů Googlu, by si býval musel najít daleko hlasitější uživatelskou odezvu, aby byl udržitelný. Není to jednoduchá jednoúčelová služba, navíc by byla prakticky nepoužitelná z mobilního zařízení. Podobný smutný konec ale potkal i službu řádově prostší, která na poznámky - včetně těch mobilních - dostačovala: Google Notes, čili Poznámky Google. Tu lze sicé také nadále používat, ale rovněž není vyvíjena a pravděpodobně bude brzy stažena.
Bylo nutné z požadavku "všechno z jedné stáje" ustoupit a najít systém, který bude: (A) použitelný na pracovišti při běžné práci na PC připojeném v síti, (B) informace (poznámky) budou vidět v případě potřeby i z PC jiného, tzn. budou online. To ale není všechno: často máme pracovní notebook s sebou, ale bez připojení 24/7, např. při cestování v zahraničí. Systém by měl umět (C) spravovat poznámky lokálně a po připojení k síti je synchronizovat. Konečně za (D) poznámky by měly být nejen čitelné, ale též vkladatelné z chytrého telefonu na platformě Android, opět s funkcí synchronizace.
Těmto náročným kritériím vyhovuje systém Evernote (www.evernote.com), viz obr. 1. Jedná se původně o online projekt, webovou aplikaci, která umí komfortně online spravovat poznámky, je volně dostupná po registraci a do jistého objemu dat funguje zdarma. Čerpání kvóty se navíc po měsíci nuluje, takže nejsme-li přespříliš aktivní (kvóta je 60 MB vložených dat měsíčně), máme službu zdarma stále. Požadavek (B) na online viditelnost je splněn. Přístupový kanál je standardně zabezpečen (SSL); data sice nejsou ukládána šifrovaně, ale na utajované informace to nepoužívám.
Nyní požadavek (A), plnohodnotná dostupnost z desktopu. Systém nabízí klientský software Evernote pro Windows, Mac; ale i pro Linuxy je zde volně dostupný software - Nevernote, viz obr. 2. Jedná se o javovou aplikaci, která ale disponuje slušným stupněm integrace s prostředím operačního systému. Do vkládaných poznámek je možné přetažením ze správce souborů např. vložit obrázek, hudební/hlasový soubor, prostě cokoli. Není ale možné na jedno kliknutí kamerou počítače nebo scannerem nasnímat obrázek - je nutné ho nejdříve vně pořídit a uložit a pak přetáhnout do Nevernote. Aplikace pro Windows i Mac jsou v tomto ohledu integrované ještě lépe. V každém případě ale textové poznámky nemusejí být jen holý text, editor disponuje slušnými možnostmi formátování (řezy, barvy a velikosti písma, seznamy, zarovnávání).
Skutečnou lahůdkou a příjemným překvapením je jednoduchost a komfort mobilních klientů Evernote jak pro starší i nová Windows Mobile/Windows Phone, tak pro Google Android, tj. novější chytré telefony značek HTC, Samsung, LG a do budoucna věřme i dalších. Teprve na chytrém telefonu se projeví plné výhody systémů na poznámky. Na běžném PC máme totiž řadu alternativních možností, kam poznámky psát - třeba do souboru Google Documents nebo je třeba synchronizovat starým dobrým FTP na běžném síťovém serveru. Na mobilních zařízeních ale chceme, abychom pohotově na místě vyfotografovali, co potřebujeme, rychle nahráli hlasový záznam s úkoly, udělali si na cestách poznámku, prostě chceme daleko pružněji řešit náročnější úlohy. To vše mobilní Evernote s vysokým komfortem umí.
Ani pomalejší (ale stálé) připojení k internetu nevadí. Pouze synchronizace déle trvá - třeba i minuty. Takto si běžně hlasově zaznamenávám denní úkoly, fotografuji popsanou tabuli (než se smaže), ofotím pár stránek z knížky, která se musí vrátit, atd. Následný management poznámek zabere nulový čas.
Jak vkládání tak následné posílání ostatním se může dít i prostřednictvím běžného e-mailu. Jako registrovaní uživatelé obdržíme unikátní e-mailovou adresu (privátní, určenou jen nám, něco jako pitner.x1234@m.evernote.com ), kam když odkudkoli pošleme e-mail, zařadí se mezi naše poznámky. Naopak stávající poznámky můžeme e-mailem komukoli poslat. Sdílení funguje tak, že celé poznámkové bloky lze zveřejnit pod "hezkým" URL celému světu nebo jen jednotlivým lidem, kteří buď musejí nebo nemusejí být přihlášeni na Evernote. V placené verzi lze sdílet i pro zápis, tzn. ostatní mohou poznámky v našich blocích vytvářet a upravovat.
Každá poznámka, ať už textová, zvuková nebo grafická (fotka, obrázek), je vždy opatřena základními metadaty: název (titulek), popis (krátký text) a pak obsahuje vlastní data. Pamatuje se samozřejmě i na datum vytvoření, poslední modifikace a datum vztahující se k předmětu poznámky - např. k události, která je poznámkou (třeba i s významným zpožděním) zachycena. Základní organizace poznámek spočívá v jejich (opět i dodatečnému) vřazení do právě jednoho z Poznámkových bloků (Notebooks). Kromě toho, jak bývá na Webu 2.0 zvykem, můžeme poznámky značkovat pomocí několika štítků ("tagů"). Toto vše má za úkol především usnadnit rychlé vyhledávání. Vyhledávací dotazy lze uložit ke znovupoužití, takže běžné dotazy za čas bez námahy zopakujeme.
K organizaci alespoň trochu cenných dat patří zálohování. První "jistotou" je už fakt, že poznámky máme na třech místech: online na serverech Evernote, na vlastním počítači v desktopovém klientu (např. Nevernote pod Linuxem) a konečně v mobilní verzi, používáme-li ji. Kromě toho lze data jednoduše exportovat (a tak jako soubor zazálohovat) z desktopového klienta do souborů .nnex. Nechybí ani možnost tisku jednotlivých poznámek.
Zkrátka řečeno, na online systém poznámek Evernote a vše okolo (mobilního a desktopového klienta) si zvykneme velmi rychle, není v tom žádná věda a výsledek jednoznačně stojí za pár minut registrace. Velmi podstatná pro budoucnost je také existence celé sféry navazujících služeb přinášejících další přidanou hodnotu, např. rozpoznání a převod namluvené poznámky do textu kvůli vyhledávání, speciální aplikace existující pro "čisté" snímání tabule, skenování a rozpoznání písma nafocením pomocí iPhone a mnoho dalších.
předchozí článek
