Informační systémy (IS) se zdají být ve srovnání s takovými produkty, jako je CAD nebo software na podporu matematky (např. mathlab), zcela triviální záležitostí. Činnost konstruktéra je ve srovnání s prací refentky nesrovnatelně složitější. Vzniká proto klamný dojem, že je realizace IS nepoměrně snazší než nasazení např. CAD systému. Případné potíže se připisují na vrub neschopnosti realizátorů. Tento zdánlivě samozřejmý závěr je hluboce mylný.
Uveďme několik zkušeností. Průzkum zkušeností z realizace IS v USA ukázal, že se 30% projektů nikdy nedokončí a vývoj více než poloviny dokončených projektů stál téměř třikrát více, než se předpokládalo. I u provozovaných IS nebývá jisté, zda se náklady na jejich vývoj či nákup vyplatily. Velmi často se nakonec IS rutinně nepoužívá.
Tento stav má řadu příčin. Základním problémem je, že z řady důvodů není často možné koupit IS hotový. I ty IS, které se dodávají softwarovými firmami, je nutné přizpůsobovat potřebám konkrétního uživatele (tomuto procesu se říká "customizace"). Kořen problémů bývá v tom, že se vlastně neví, jaké mají být cíle IS. IS se nasazují jako automatizace činností, které nejsou dostatečně zmapovány. Typické je, že pracovníci vědí, co je třeba udělat, když nastane určitá situace (je např. třeba zajít za paní Malou a ta věc zařídí, tento problém se řeší tak a tak, ...). Je však obtížné si vzpomenout na všechny možné situace. Takže vlastně nikdo pořádně neví, jak daný podnik či organizace pracuje. Zkušenost učí, že se při analýze systému snadno na něco zapomene. Navíc je obtížné odhadnout, co je lépe dělat na počítači a co by se mělo dělat stále "ručně".
Pseudořešení je dát na počítač "všechno". Toto velmi oblíbené "řešení" podceňuje náklady na realizaci (vývoj, hardware a základní software) a vysoké neviditelné náklady spojené se zvládnutím a provozem systému. K tomu je nutno připočítat i to, že při řešení do šířky je větší nebezpečí, že se pořádně nezajistí ty činnosti, pro které je počítač skutečným přínosem, a také to, že nakonec nebudou některé rysy systému využívány. To všechno bychom mohli označit jako syndrom dortu pejska a kočičky.
Snadná cesta není ani koupě hotového IS od nějaké softwarové firmy. Touto cestou asi nezískáme konkurenční výhodu před konkurencí (to není zcela irelevantní ani pro univerzitu). Avšak čertovo kopýtko je v tom, že nás kupovaný IS (často skrytě) nutí k organizačním změnám nebo - to častěji - ke změnám nepsaných pravidel hry. To je pro pracovníky značná zátěž, která často vede k tomu, že se IS nepoužívá správně. To v kombinaci s tím, že IS nepokrývá nebo neřeší optimálně některé důležité činnosti, vede k rozčarování a případně k odmítání IS jako celku. Připočteme-li k tomu, že s IS pracují často méně kvalifikovaní lidé, pro které nemusí být zvládnutí práce s počítačem vůbec - a s IS zvláště - snadnou záležitostí, je obraz potíží s IS dostatečně chmurný. Tím však výčet problémů nekončí.
Kořen mnohých problémů je při specifikaci cílů IS. Je tedy na straně managementu. Zhoubná je výše zmíněná tendence "mít na počítači všechno". Bohužel se ukazuje, že za všechno se považuje vše, co je náplní práce nižších úrovní řízení. Skutečný přínos IS není úspora několika účetních, která se navíc často ani neuskuteční. Přínos je v oblasti podpory rozhodování s využitím dat vytvořených v IS.
Samostatný problémem je zavádění IS. Princip velkého skoku (vše naráz) je stejně nebezpečný jako Maova politika. Při náhlém zavedení hrozí šok z rychlých změn a je malá naděje na včasnou korekci chybných řešení. Výhodnější je postupné (inkrementální) zavádění, které je výhodné nejenom proto, že omezuje šok z náhlých změn, ale také umožňuje včasnou korekci chyb a také (a to hlavně) chybných představ a opomenutí na straně zadavatelů i řešitelů. Inkrementální postup dává větší možnosti pro budoucí modifikace systému a také pro budoucí záměnu IS novým systémem.
S IS je spojena řada dalších drobných problémů, které jsou už spíše technického rázu a jsou proto snáze řešitelné (nezávislost na hardwaru, možnost integrace stávajících systémů, použitelnost produktů třetích stran atd.).
Zavádění IS se tedy zdá jednoduchou záležitostí jen na prvý pohled. Bohužel mnohdy nezbude čas na druhý pohled a hlavně na fundovaný rozbor, proč IS vlastně potřebuji.
předchozí článek
