• O Zpravodaji
• Pro autory
• Pro čtenáře
• Statistiky

• Aktuální číslo
• Archivní čísla

• Autoři
• Články
• Seriály

• Vyhledávání

   

Automatizace knihoven MU (1)

1  Proč automatizace knihoven

O významu elektronizace knihoven (a to nejen na vysokých školách) není třeba dlouze diskutovat. Zkušenosti všech vyspělých zemí dokazují, že jde o věc užitečnou, potřebnou a již řadu let (10-20) naprosto běžnou - přinejmenším co se automatizace katalogů týče.

Jaký přínos lze od automatizovaných knihovnických služeb očekávat:

1. nepřetržitý a on-line přístup ke katalogům, tj.
   • k informacím, zda a kde je určitý dokument dostupný (v příslušné knihovně, v ČSFR, v zahraničí),
   • k záznamům o dokumentech domácí i zahraniční produkce;
2. logické sdružení a lepší využití knihovních fondů na základě
   • koordinovaného rozšiřování fondů,
   • produkce a rozšiřování záznamů o dokumentech,
   • mezinárodní výměny záznamů o dokumentech,
   • sdílení knihovnických informací na elektronických médiích;
3. sjednocení a standardizace používaných systémů a přístupů;
4. přiblížení dalších knihovnických služeb (výpůjček, zpracování přírůstků, řízení seriálů, správy ekonomických podsystémů atd.) standardu běžnému v zahraničí;
5. zpřístupnění nejnovějších informačních technologií.

Jaký je rub automatizace:

• automatizace je značně nákladná: počáteční investice do technického a programového vybavení a speciálních zařízení; náklady na provoz, údržbu a obměny - až 20% z pořizovací ceny ročně; náklady na kvalifikovanou obsluhu atd.

SHRNUTÍ
Vezmeme-li do úvahy současný a budoucí růst nároků na knihovnické služby Masarykovy univerzity (rostoucí počty studentů, tlak na vyšší úroveň studia, výuky i výzkumu, mezinárodní spolupráce) a reálné možnosti (prostory, finance, pracovní síly, roztříštěnost univerzitních pracovišť), jeví se elektronizace knihovnických služeb jako jediné možné řešení ke zvládnutí těchto nároků a perspektivně i ke zlepšení poskytovaných služeb.

2  Současný stav knihovnicko-informačních služeb (nejen na MU)

Z hlediska automatizace se knihovny MU nacházejí "na zelené louce". Neexistuje automatizovaný knihovnický systém na celouniverzitní nebo celofakultní úrovni - izolované pokusy na katederní úrovni, vycházející nejčastěji z polo-profesionálních (až amatérských) programů na bázi databázových systémů dBASE/FoxBASE, v lepším případě ISIS, řeší pouze částečnou katalogizaci dílčích fondů s malým objemem dat a nesplňují řadu základních požadavků, jako jsou síťový provoz, zpracování velkých objemů dat (řádově statisíce záznamů), distribuované zpracování, výměna záznamů, respektování národních resp. mezinárodních standardů, integrace do vyšších systémů atd.

Situace jinde v Československu je obdobná; ani rozsáhlejší projekty, např. projekt MAKS (Modulární Automatizovaný Knihovnický Systém) Národní knihovny v Praze, nevedly k zásadnímu zlepšení současného stavu. Jejich hlavním přínosem bylo vytvoření "výměnného formátu", který unifikuje pracovní postupy a dovoluje přenášet pod ním vytvořené údaje do dokonalejších knihovnických systémů. Stručný přehled dosavadních automatizačních pokusů v ČSFR přináší článek [1].

Myšlenky automatizovaných systémů u nás ještě donedávna narážely na zásadní překážky: neexistenci potřebného komunikačního prostředí (počítačových sítí), celkový nedostatek výpočetní techniky i obecně velmi nízkou "počítačovou gramotnost". Na Masarykově univerzitě (podobně jako na dalších VŠ) je obrovskou překážkou také topologická a organizační roztříštěnost knihoven.

Kritický nedostatek odborného personálu, finančních prostředků a prakticky nulové technické vybavení obecnou charakteristiku knihoven v ČSFR doplňují. Přitom v článku [2] se současný stav charakterizuje jako "plýtvání v nedostatku" (např. neexistující informace o dostupnosti dokumentů vedou na jedné straně k nekoordinovanému doplňování a uchovávání a na druhé straně k nedostatečnému využívání knihovního fondu; nedostatek údajů o dostupnosti a lokalizaci dokumentů mimo ČSFR zbytečně komplikuje či vůbec znemožňuje jejich vyhledávání, případně vede ke zbytečným nákupům; neúplné a málo pohotové zpřístupňování záznamů o dokumentech zejména domácí produkce má za následek mnohokrát opakované zpracování).

2.1  Knihovny na MU

Výhodou MU (např. oproti současnému stavu na VUT Brno) je zavedená knihovní struktura. Neexistuje sice žádná ústřední univerzitní knihovna, na každé fakultě je však vybudována ústřední fakultní knihovna, která zajišťuje základní funkce na fakultní úrovni (akvizice, katalogizace, plánování aj.) a napomáhá činnosti dílčích knihoven. Jak centrální, tak některé dílčí fakultní knihovny jsou spravovány profesionálními knihovníky.

Fakulta		Prostory ÚK (m2)			Počet dílčích knihoven			Počet čítáren (Počet míst v čítárnách)
ESF		567			0				1 (16)
FF		898			23				6 (71)
LF		458			60				26
PedF		380			18				1
PrF		241			0				2 (64)
PřF		92			24				5 (42)

Rozsah a rozložení fondů, počty dílčích knihoven a rozdělení funkcí mezi nimi a ústředními knihovnami se na jednotlivých fakultách značně liší. Některé základní údaje shrnují uvedené tabulky (údaje ve třetí a čtvrté tabulce jsou roční průměry vypočítané z posledních tří let):

Fakulta		Fondy ÚK			Fondy dílčích knihoven			Fondy celkem
ESF		2 000			0			2 000
FF		209 500			279 460			488 960
LF		43 736			102 137			145 873
PedF		78 746			69 857			148 603
PrF		167 971			0			167 971
PřF		608			324 087			324 695

Fakulta		Výpůjčky			Přírůstek			Úbytek
FF		182 711			7 703			2 540
LF		55 227			2 046			6 349
PedF		90 000			6 200			15 000
PrF		65 055			5 959			3 340
PřF		108 810			5 849			3 644

Fakulta		Nákup (Kčs)			Ostatní náklady (Kčs)			PC
FF		612 245			549 250				2 (nevyhov.)
LF		2 053 768			551 731
PedF		350 000			375 000				1 (AT 286)
PrF		427 246			341 040				1 (AT 286)
PřF		1 324 248			518 201				1 (AT 286)

SHRNUTÍ
Knihovny v ČSFR patří obecně mezi nejzanedbanější oblasti, v nichž byly moderní technologie prakticky ignorovány (za vyspělými státy mají zpoždění 10-20 let) a situace na MU tuto skutečnost potvrzuje. Dosavadní izolované pokusy o automatizaci nejsou z hlediska dosažení cílů naznačených v předchozí kapitole perspektivní.

3  Předpoklady úspěšnosti projektu

O nevyhnutelnosti elektronizace knihoven není zřejmě pochyb. Vyvstává tedy otázka: "Kdy začít?"

Je samozřejmě možné vždy počkat - až budou dokonalejší technologie (počítače, programy, komunikace), až se knihovnictví dostane více do centra pozornosti (ve vedení univerzity, v rámci všeobecného tlaku na automatizaci), až bude dostatek prostředků (ten nebude nikdy), až se k nám dostane potřebné "know-how", až ...

Navzdory této podbízivé možnosti (počkat, až ...) se domníváme, že příhodná situace již nastala - jsou totiž vytvořeny základní objektivní i subjektivní podmínky:

Objektivní:

• ČSFR přestala být izolována od vyspělých zemí: lze (přinejmenším principiálně) získat prakticky libovolné moderní technologie, a to jak pro vytváření potřebné infrastruktury (počítačových sítí a komunikací), tak vlastních knihovních systémů (software, speciální zařízení, know-how),
• mnohaletý rozdíl mezi stavem knihovnictví ve světě a u nás je obecně znám,
• budovaná Akademická počítačová síť nabízí komunikační prostředí a řeší problém topologické roztříštěnosti knihoven,
• dosavadní knihovní praxe zjevně nestačí potřebám,
• je reálná naděje získat účinnou zahraniční podporu pro realizaci projektů tohoto druhu.

Subjektivní:

• existuje skupina lidí vnitřně přesvědčených o nezbytnosti tohoto projektu a ochotných ho realizovat.

Domníváme se, že toto jsou ty nejdůležitější podmínky, které nás opravňují říci: "Ano, teď je ten vhodný okamžik začít." Pro dovedení celého projektu k úspěšné realizaci je a bude nutné (a přitom nikoli postačující) mnohé další:

1. aktivní (tedy nejen verbální) podpora ze strany vedení univerzity, fakult a kateder
2. vytvořeníkvalifikovanéhoodborného týmu pro realizaci projektu; v jeho čele by měl stát (na plný úvazek) profesionál z oblasti knihovnictví
3. aktivní přístup a podpora knihovníků při zavádění a používání systému
4. existence spolehlivé, dostatečně rychlé a  "rozvětvené" univerzitní počítačové sítě
5. finanční zajištění potřebné výpočetní techniky, softwaru a speciálních zařízení
6. výběr a nasazení vhodného knihovního systému
7. vybavení knihoven potřebnou technikou s odpovídajícími parametry
8. nasazení "podpůrných technologií" nezbytných pro efektivní provoz systému ve velkém měřítku (čárové kĎdy, magnetické identifikační karty, CD-ROM disky apod.)
9. spolupráce a koordinace s dalšími vysokými školami a velkými knihovnami
10. pochopení, že automatizace knihoven (a obecně budování informačního systému) není jednorázový akt, ale soustavný proces vyžadující nemalé zdroje a úsilí

Za primární předpoklad úspěšnosti projektu nepovažujeme ani tak finanční zdroje, jako spíše aktivní podporu na všech úrovních vedení univerzity - jednak v oblasti organizační (automatizace může vyžadovat některá nepopulární rozhodnutí, týkající se např. změn v organizaci knihoven, náplně a charakteru práce některých pracovníků, přerozdělování zdrojů), ale i v oblasti personální (zvýhodnění těch pracovníků v knihovnách, kteří jsou ochotni a schopni automatizovaný systém zavádět a využívat).

Finanční náklady na projekt automatizace knihoven nejsou malé; nicméně se domníváme, že značná část těchto nákladů může být pokryta z prostředků mimo běžný rozpočet univerzity (sponzorství, granty, nadace). Ukazuje se, že automatizace knihoven - jako jasný a srozumitelný projekt s dobře "viditelnými" přínosy může být vděčný kandidát na takovouto podporu.

SHRNUTÍ
Domníváme se, že je vhodný okamžik k přijetí široce založeného projektu automatizace knihoven. I když jde o projekt značně náročný, je - při splnění jistých nutných předpokladů - realizovatelný. Za nejdůležitější předpoklad považujeme aktivní podporu ze strany vedení univerzity a fakult.

4  Požadavky na knihovní systém

Vhodný kandidát na univerzitní knihovní systém by měl splňovat následující požadavky (kterými jsou charakterizovány tzv. integrované systémy 3. generace):

• práce v počítačových sítích, a to jak v sítích LAN a metropolitních, tak i v sítích WAN (on-line nebo s využitím elektronické pošty);
  • provozovatelnost na co nejširší hardwarové a softwarové platformě (běžné typy osobních počítačů, pracovních stanic i velkých počítačů; operační systémy MS-DOS, UNIX)
  • práce v různých variantách (v minimální - např. 1 až 3 PC, střední - kombinace PC a serveru, velké - síťové s uplatněním výkonné výpočetní techniky a velkokapacitních pamětí);
• pokrytí všech běžných knihovnických činností a zajištění příslušných vazeb mezi nimi (minimálně jde o katalogizaci, akvizici, výpůjčky, správu periodik, meziknihovní výpůjční službu, flexibilní vytváření výstupních sestav, hospodaření a celkové řízení knihovny);
  • modularita - s ohledem na požadované knihovnické služby musí umožňovat sestavení konkrétního systému z odpovídajících modulů a jeho případné rozšíření resp. přizpůsobení změnám;
  • integrita - plynulý přechod z jednoho subsystému do druhého, práce nad společnými daty, všechny základní počítačové služby (vyhledávání, editace, komunikace atd.);
• příjemné uživatelské rozhraní (jednotné jak pro komunikaci odborné knihovnické obsluhy, tak i čtenářů);
  • práce se soubory autorit a rozhraním typu OPAC (on-line public access catalog);
  • rychlé a pohodlné vyhledávání (např. s využitím technik Hypertextu), a to podle nejrůznějších kritérií (titulů, autorů, klíčových slov názvu, předmětových skupin, tezaurových výrazů, kombinovaných přístupů atd.), i při velkých objemech dat (řádově statisíce záznamů);
  • efektivní provoz ve velkých knihovnách (podpora pro práci se snímači čárkového kĎdu, magnetického záznamu, CD ROM a dalších speciálních zařízení);
• práce s distribuovanými databázemi;
  • flexibilní a bezpečná správa dat (proměnná délka záznamů či počet položek v záznamu, zálohování údajů, ochrana proti neoprávněnému přístupu);
  • ukládání úplné informace o dokumentech, autorech a dalších knihovních entitách v rozsahu běžném u standardně používaných světových systémů, s možností kontrol (práce se soubory autorit);
• export a import bibliografických dat v základních světových formátech založených na struktuře MARC;
• česká verze uživatelského rozhraní, práce s českou abecedou (respektování jejího řazení a dalších specifik), přizpůsobení dalším specifickým požadavkům (měna apod.);
• zavedenost producentské firmy v oboru automatizace knihoven, s velkým počtem instalací a dlouholetými praktickými zkušenostmi;
  • rozšířenost systému v ČSFR;
  • uživatelská podpora ze strany dodavatele (lokalizace, školení, tvorba nových modulů aj.);
• perspektiva systému ve vztahu k jeho kvalitám, ale také schopnosti producentské firmy garantovat údržbu a další vývoj, jak po funkční stránce, tak i co se týče přechodu na nové hardwarové a softwarové platformy.

SHRNUTÍ
Zvolený knihovní systém by měl být vysoce profesionální produkt od zavedené firmy s dlouholetými zkušenostmi v oboru. Produkt splňující výše uvedená kritéria reprezentuje obrovské kvantum vývojové práce, znalostí v oblasti informačních technologií a praktických zkušeností.