Přiměřeně detailní a současně realistické plánování každého projektu přispívá k jeho kvalitnímu vedení a úspěchu. Na každé univerzitě, jednotlivých pracovištích nebo studijních skupinách existují projekty v pracovních týmech, kde množství činností, pracovníků nebo informací k projektu je vysoké a různorodé. Softwarová podpora běžných týmů pro řízení projektů, tedy vytvoření zázemí s potřebnými informacemi, členům projektových týmů na Masarykově univerzitě dosud chyběla. K tomuto účelu IS MU vytvořil na jaře 2007 novou agendu projekty a na začátku prosince 2007 ji nabídnul všem svým uživatelům. Ti ji mohou využít k managementu týmů spolupracujících na konkrétním projektu. Agenda umožňuje rozpracovat celý projekt do jednotlivých úkolů, které mohou mít vlastní termíny zahájení a ukončení. Úlohy na sebe mohou libovolně navazovat. K jednotlivým úkolům lze evidovat prioritu, trvání, klíčová slova a postup řešení. Dle těchto kritérií lze také rychle vyhledávat konkrétní úkoly.
Pokud má uživatel zapnut design v IS MU, objevuje se mu nabídka aplikace v levém menu, a v nabídce titulní strany IS MU Osobní administrativa ji uživatel najde pod označením "Řízení projektů". Po rozkliknutí aplikace se zobrazí seznam projektů, k nimž má uživatel právo minimálně pro čtení.
Aplikace je jednoduchá na ovládání a má celou škálu možností pro správu a evidenci projektů. Umožňuje:
Aplikace je určena nejen pro pracovní týmy, ale také pro studijní týmy a práci na studijních projektech.
Příklad 1:
Vyučující připravuje se studenty konkrétní projekt. V této agendě studentům upřesňuje jednotlivé úkoly a studenti dávají zpětnou vazbu a referují o stavu rozpracovanosti úkolu a postupu jednotlivých kroků.
Příklad 2:
Vedoucí pracovního kolektivu organizuje projekt nebo organizátor univerzitní/fakultní akce připravuje akci. Vedoucí/organizátor rozplánuje jednotlivé úkoly a kroky v úkolu v agendě Projekty, které jsou potřebné k dosažení cíle. Jednotliví spolupracovníci se úkolů ujmou a pečlivě sledují priority úkolů/kroků a další návaznosti.
Užitečné je připojení odkazů na veškeré související materiály k úkolům, které umožňují strukturovat podklady a zpřehledňují rozsáhlé projekty. Tyto materiály se ukládají do IS MU a je potřebné jim nastavit přístupová práva ke konkrétním osobám v projektu (právo číst, vkládat, spravovat...). Takto se přikládají například smlouvy k obchodním nebo partnerským projektům, finanční rozvahy nebo čerpání prostředků, výkresy, fotografie nebo podrobné přílohy k projektu.
Využití HTML pro výraznější grafické strukturování projektu nebo barevný popis slouží k lepší orientaci. Jednotlivé úkoly si mohou uživatelé z aplikace tisknout a mít tyto vytištěné podklady k dispozici například pro jednání nebo pracovní poradu.
předchozí článek
