Aplikace by měla především usnadňovat evidenci počtu odpracovaných hodin - tak, aby byla v souladu s personálně-mzdovým systémem MU, a popis činností na projektech. Vše je vyplňováno na základě údajů, které jsou poskytovány od EIS Magion (z modulů personalistiky a mezd) a INETu MU (z elektronické evidence docházky).
Při vyplňování jsou zadané údaje kontrolovány a na případné rozpory např. mezi počtem vyplněných hodin a počtem skutečně odpracovaných hodin je uživatel upozorněn. Nicméně uživateli není znemožněno ani v takových případech výkaz do PDF vygenerovat. Jedinou výjimkou je překročení maximálního limitu 12 hodin práce denně (daného zákoníkem práce) a vyplnění hodin pro dny, ve kterých byl zaměstnanec prokazatelně nepřítomen podle evidence docházky (např. nemoc nebo dovolená).
Aplikace je umístěna v sekci Věda a výzkum→ISEP→ Projekty pod názvem Timesheet. V úvodu je uživateli zobrazen formulář pro zadání vstupních parametrů (obr. 2). Zde je možné vybrat osobu, pro niž se bude pracovní výkaz vytvářet (pokud je k tomu přihlášený uživatel oprávněný), dále pak měsíc a rok, za který se má výkaz vytvořit, a také pracovní poměr, jehož se výkaz týká. Výkaz lze vyplňovat pouze za aktuální měsíc nebo zpětně. Po vyplnění všech údajů se zobrazí dvě záložky - Role> (obr. 3) a Výkaz (obr. 4).
Obrázek 2 ilustruje situaci, kdy pan Jan Novák zvolil tvorbu výkazu za prosinec 2009, a to za pracovní poměr na Personálním oddělení, kde zastává funkci vedoucího.
Tato záložka zobrazuje informace o projektech a rolích vázaných k zadaným vstupním parametrům. U projektů jsou předem vyplněny údaje o úvazcích (v počtu hodin za týden) ze mzdového systému. Při prvním přihlášení se ke každému projektu automaticky vytvoří role nazvaná Člen řešitelského týmu a k ní úvazek shodný s úvazkem na projektu. U každého projektu je možné libovolně přidávat, měnit nebo mazat role. Pro přechod na záložku Výkaz však musí být splněna podmínka, že týdenní úvazek na projektu je roven součtu týdenních úvazků na rolích projektu.
V příkladu na obrázku 3 je vidět, že pan Novák pracuje na projektu nazvaném Vzdělávání akademických pracovníků v oblasti eInfrastruktur s úvazkem 8 hodin týdně. K projektu má definovány dvě role (Člen řešitelského týmu a Manažer) po 4 hodinách týdně, tj. součet úvazků rolí je roven úvazku za projekt.
Záložka je rozdělena do čtyř hlavních sekcí. V první z nich jsou pro přehled opět zobrazeny údaje o projektech a rolích včetně jejich úvazků, tak jak byly zadány na záložce Role. Dále je zobrazen celkový počet odpracovaných hodin za projekt a roli, který je vypočten na základě údajů ze mzdového systému a zadaného úvazku role. V poslední části je zobrazena informace o tom, kolik hodin je ve výkazu momentálně vyplněno. Políčko auto se používá pro automatické rozdělení celkových hodin do pracovních dnů výkazu. Automatické vyplňování výkazu je samozřejmě možné použít i v kombinaci s ručním vyplňováním, tj. automatika nepřepisuje údaje zadané ručně.
Druhá sekce slouží pro hromadné vkládání opakujících se činností na projektech v rámci zadaného časového intervalu. Text činnosti je vkládán v intervalu pouze ke dnům, které mají vyplněn nenulový počet odpracovaných hodin.
Třetí sekce zobrazuje aktuální hodnoty docházky převzaté ze mzdového systému a hodnoty docházky z již uloženého výkazu. V případě, že se údaje v docházce po vyplnění výkazu změnily, takže se řádky Údaje z docházky a Uloženo v timesheetu nerovnají, zobrazí se tlačítko, které je možné využít pro aktualizaci vyplněného výkazu.
Poslední sekcí je samotný pracovní výkaz, který dle zvoleného měsíce obsahuje adekvátní počet řádků. Každý řádek obsahuje informaci o počtu zadaných hodin v daném dni a dále je rozdělen do tolika částí, kolik je v přehledu projektů/rolí. V každé části je popis, jakého projektu a role se týká, dále pak pole pro zadávání hodin a činností. Nepracovní dny jsou pro přehlednost barevně odlišeny.
Výkaz lze vytvářet postupně a průběžně jej ukládat, a to i před datem, kdy jsou spočteny mzdy. V tomto případě ale pochopitelně nejsou dostupné odpracované hodiny, a aplikace upozorňuje na nesrovnalosti.
Na obrázku 4 je opět ilustrována situace pana Nováka. V levé části sekce Informace o projektech jsou zobrazeny informace o projektu, na kterém pracuje, dále pak jeho týdenní úvazek na projektu (8 hodin) a počet odpracovaných hodin na projektu za měsíc (23,2 hodin). Údaje o počtu odpracovaných hodin jsou dostupné vždy až po spočtení mezd pro konkrétní měsíc. V pravé části sekce jsou vypsány definované role a jejich týdenní úvazky (po 4 hodinách). Za nimi následuje počet odpracovaných hodin za měsíc a roli (11,60 hodin), který je vypočten z celkového počtu odpracovaných hodin a nastaveného úvazku u role. Pan Novák má ve výkazu momentálně vyplněno 5 hodin pro první roli a 11,6 hodin pro druhou. První údaj je odlišen červenou barvou, protože počet momentálně vyplněných hodin nesouhlasí s počtem odpracovaných hodin za roli a měsíc. Poslední políčko indikuje, že pro první roli zvolil pan Novák ruční vyplňování a pro druhou automatické.
Hromadné vložení popisu pan Novák zjevně mohl využít pro roli Manažer od 1. do 2. dne, od 3. do 4. dne a pro roli Člen řešitelského týmu od 1. do 2. dne, kde je popis činností totožný.
Aktuální a uložené údaje z docházky jsou totožné, proto panu Novákovi není zobrazeno tlačítko pro aktualizaci výkazu.
V samotném výkazu má pan Novák vyplněny pro první den 2 odpracované hodiny na projektu Vzdělávání akademických pracovníků v oblasti eInfrastruktur. Tyto hodiny jsou tvořeny jednou ručně vyplněnou hodinou práce pro roli Člen řešitelského týmu a jednou automaticky vyplněnou hodinou pro roli Manažer.
Pracovní výkaz mohou vytvářet zaměstnanci MU pracující na konkrétním projektu, dále řešitelé projektů, administrátoři projektů, personální referenti HS příslušného projektu a další osoby, jimž přidělil řešitel právo zápisu v systému ISEP (Informační systém pro evidenci projektů).
Již za první čtyři měsíce používání aplikace se každý měsíc generovalo 100-120 výkazů, jejich počet průběžně roste. V dohledné době bude možné vytvářet výkazy i pro další typy projektů z programového rámce dalšího Operačního programu a z vybraných programů Evropské unie.
předchozí článek
