E-dovolenky, neboli elektronické podávání a schvalování žádostí o souhlas s určením doby čerpání dovolené, jsou jedním z kroků na cestě elektronizace oběhu dokladů a budování e-administrativy na MU. Cílem je poskytnout e-alternativu ke klasickým písemným (papírovým) žádostem, a ponechat vedoucím pracovníkům na vůli, kterou formu budou na svých pracovištích preferovat1.
Elektronická žádost obsahuje tytéž povinné údaje jako písemná, tedy identifikaci žadatele (a jeho pracovního poměru), datum zahájení a ukončení dovolené a datum podání žádosti, a navíc ještě některé doplňující (nepovinné) údaje, například osobu, která bude žadatele zastupovat, nebo poznámky. Podstatné odlišnosti mezi elektronickou a písemnou žádostí tkví ve čtyřech aspektech: autorizaci, předávání, zaznamenání do elektronického docházkového systému a kontrolách.
E-dovolenky zahajují svou životní pouť buď jen jako předběžné plány dovolené, nebo již přímo jako žádosti, a nevyskytne-li se překážka (v podobě nesouhlasu schvalovatele, vypršení časové lhůty apod.), končí jako záznamy v docházkovém systému. Během svého života procházejí různými stavy, jak ukazuje Obr. 1.
Zaměstnanec plánující dovolenou či podávající elektronické žádosti má v Inetu k dispozici:
Plánování dovolené probíhá již řadu let zavedeným způsobem, a e-dovolenky na něm nic nezměnily. Dovolenou plánuje buď zaměstnanec sám, anebo pověřená osoba za zaměstnance, a tito mohou plány také mazat. Žádné předávání zpráv tady neprobíhá.
Podání elektronické žádosti může provést pouze zaměstnanec sám, a to buď vložením nové žádosti, nebo zkopírováním již existujícího plánu. Podanou a dosud nevyřízenou žádost (a také žádost zamítnutou či stornovanou) může žadatel smazat. Při podání žádosti nebo smazání podané žádosti generuje systém e-mailové upozornění schvalovateli, a žadateli naopak automaticky posílá e-mailové varování, pokud je začátek dovolené uvedený v žádosti bližší než stanovený počet pracovních dní, a schvalovatel se dosud nevyjádřil.
Plánování i podávání žádostí se děje samostatně pro každý pracovní poměr, neboť zaměstnanec mající více pracovních poměrů (= více pracovních smluv) může pro každý pracovní poměr žádat o různé termíny dovolených (či dokonce musí, má-li pracovní smlouvy na pozice, jimž odpovídají různé roční nároky na dovolenou).
Při vkládání plánů a žádostí provádí systém celou řadu kontrol (zejména termínových kolizí), z nichž nejpodstatnější jsou tyto:
Dále se kontroluje například i pracovní přítomnost schvalovatele podle intervalů jeho již známých pracovních nepřítomností (na případnou nepřítomnost je žadatel upozorněn, vložení žádosti je však dovoleno). Obecně platí, že pokud nelze podat žádost elektronicky, je ještě určitá naděje v podobě písemné formy.
Schvalovatelem žádosti je přímý liniový nadřízený žadatele evidovaný v personálně-mzdovém systému MU. Výjimečně může být schvalovatelů i více, a v tom případě jsou o podaných žádostech informováni všichni, a kterýkoli z nich může žádost schválit či zamítnout.
Schvalovatel má v Inetu k dispozici:
Při schvalování nebo zamítání žádostí systém opět provádí řadu kontrol, zejména:
a generuje sadu e-mailových zpráv - jednak samozřejmě žadateli, a při schválení dále osobě uvedené jako zástupce a také vedoucím projektů, na nichž žadatel pracuje (v rámci pracovního poměru příslušného k žádosti)2.
Zadavatelé docházky mají v docházkovém systému přístupné přehledy podaných a dosud nevyřízených žádostí (neschválených, nezamítnutých, nestornovaných), aby mohli před provedením měsíční uzávěrky docházky vyzvat schvalovatele k vyřízení. Záznam v docházce, vytvořený schválením žádosti, může zadavatel docházky v docházkovém systému stornovat (smazat). Proces stornování probíhá mimo systém elektronického schvalování žádostí, ať již je důvod storna jakýkoli (žadatel o dovolenou změnil své plány, změnil se mu pracovní poměr apod.).
E-dovolenky byly uvedeny do provozu v listopadu loňského roku, v první etapě pouze v ÚVT. Od té doby je použilo více než 50 % zaměstnanců ÚVT, a na pracovištích, která na e-dovolenky přešla, v průměru přes 75 % zaměstnanců.
Poté, co zvládly zatěžkávací test vánočních svátků, jsou nyní e-dovolenky k dispozici všem součástem MU. Na požádání personální referentky (e-mailem na adresu pmd-inet@ics.muni.cz) budou zpřístupněny všem zaměstnancům příslušné součásti (hospodářského střediska), což se jim projeví v aplikaci Inet -> Personalistika -> Evidence docházky -> Plánování a osobní přehled nepřítomnosti (https://inet.muni.cz/app/dochazka/plan_neprit) tak, že kromě plánu nepřítomnosti budou moci vložit i žádost o termín dovolené. Liniovým vedoucím pak přibude v nabídce Inet -> Personalistika -> Evidence docházky nová aplikace Správa žádostí o určení doby čerpání dovolené.
Na úplný závěr ještě dvě praktické poznámky: Před uvedením e-dovolenek do provozu musí personalisté v personálním systému MU zkontrolovat a opravit či doplnit údaje o vztazích nadřízený-podřízený, z nichž plynou schvalovatelé, a dále je nutné, aby si zaměstnanci sledovali či přesměrovali své e-mailové schránky UČO@mail.muni.cz, protože veškeré e-mailové zprávy související s e-dovolenkami se posílají právě na UČO@mail.muni.cz.
| 1 | Účelem tedy není vybudovat kompletní elektronickou evidenci všech podaných žádostí, ale nahradit část písemných žádostí elektronickými.
... zpět do textu |
| 2 | Projekty jsou míněny projekty evidované v systému ISEP, viz článek ve Zpravodaji ISEP - systém pro evidenci projektů na MU a chystané pokračování v příštím čísle Zpravodaje.
... zpět do textu |
předchozí článek
