V tak složitém prostředí, jaké bezesporu na Masarykově univerzitě, jejích součástech a v jejich vnitřních regulích existuje, není možné v e-administrativě postihnout všechny požadavky budoucích uživatelů. Z těchto důvodů (a třeba říci, že i dalších - nezapomínejme na zaměstnance bez přístupu k počítači, na nefungující sítě a jiné úskoky záludných technologií) je třeba nadále paralelně s elektronickými doklady zachovat i jejich papírové příbuzné. Nejinak tomu bude v případě elektronizace správy cestovních příkazů. Početný tým ekonomek a ekonomů, tajemnic a tajemníků, programátorů a analytiček, kteří se na tvorbě tohoto systému podílejí, však doufá, že se elektronický systém osvědčí a bude hojně používán.
Ještě než se plně ponoříme do problematiky cestovních dokladů, zkusme se krátce zamyslet nad smyslem elektronizace dokladů. Na první pohled se zdá vcelku zbytečné investovat čas a úsilí do předělávání papírové kartotéky, která už léta obstojně funguje, valná většina zaměstnanců je na papíry zvyklá a psát rukou také zatím všichni zvládáme. Na druhou stranu počítač s připojením k Internetu má už dnes v kanceláři téměř každý a, přiznejme si, chodit s papíry na personální či ekonomické oddělení se nám také vždycky nechce (nehledě na pracovníky v odlehlých lokalitách), a tak nám často zvoní telefony s urgencí od personalistek a ekonomek, které netrpělivě čekají už jen na náš podpis. Dalším faktorem je již na začátku zmíněná skutečnost, že ať již na papír vyplníme cokoliv - projekt, dovolenku, výpověď, pracovní smlouvu, stejně to nakonec skončí v počítači. Pokud to do něj budeme psát rovnou, ušetří se spousta práce, běhání, chyb a telefonování.
V neposlední řadě by jednotný elektronický systém měl sloužit ke zprůhlednění celého oběhu toho kterého dokladu. Jako zaměstnanec budu vždy vědět, co se právě s mým dokladem děje a co jej v budoucnu čeká. Jako ekonom zase budu moci provádět pouze povolené operace, a tak spíše zabráním nepříjemným výsledkům různých auditů a kontrol (počítač, na rozdíl od papíru, všechno nesnese).
Cestovní příkaz je tedy ze své vnitřní povahy doklad složitý, a tím, že jej z papíru převedeme do počítače, jej moc nezjednodušíme (vlastně do toho počítačového ještě něco přibude). Proto jsme již od začátku počítali s tím, že zachováme institut sekretářek, v systému nazývaných pověřené osoby. Pověřená osoba vyplňuje doklady určitým osobám nebo rovnou všem zaměstnancům pracoviště.
Představme si teď nějakou konkrétní cestu, destinaci ponechme na fantazii čtenáře. Ze všeho nejdříve musíme vypsat cestovní příkaz. Zde by bylo na místě malé zamyšlení nad terminologií - všude se zmiňují cestovní příkazy, proč tedy máme něco vypisovat my, když je to vlastně zaměstnavatel, kdo nám cestu přikazuje? Je to podobná situace jako s dovolenou. O dovolenou se z pohledu práva vlastně také nežádá, dovolenou zaměstnavatel nařizuje. Je to tak jednodušší, protože když je potřeba, aby zaměstnanec někam (ne)jel, nebo aby si (ne)vzal dovolenou, prostě se mu to (ne)přikáže. Málokomu by se ale líbilo mít dovolenou nebo pracovní cestu jen z povinnosti, ve vztahu k zaměstnanci je tedy proces otočený, zaměstnanec žádá. Takže si představme, že žádáme, a o to radostněji vyplňujme tento imaginární formulář.
Při každé cestě je nejprve třeba zaměstnavateli dát vědět, kam jedeme, jak dlouho tam budeme, kolik bychom si asi představovali, že by to mohlo stát, a kdo to bude platit. Zde je (alespoň pro cestovatele) poněkud jednodušší práce s papírovým formulářem. Ač ne vždy přesně ví, co kam napsat, nemusí zde řešit žádné ekonomické detaily, jelikož ty za něj dořeší osoba, která cestovní doklady vyřizuje (říkejme jí "paní cesťáková").
Po vypsání "cesťákuquot; se totiž dostáváme k onomu "kdo to bude platit". Nejprve však nadřízený musí potvrdit, že s cestou (a z ní plynoucí nepřítomností na pracovišti) souhlasí. K tomu potřebuje znát termín, účel a cílový stát cesty. To jsou tedy první údaje, které do systému zadáme a odevzdáme se do rukou schvalovatele.
Kdo cestu schvaluje, je často definováno pouze zvykovým právem a pracoviště od pracoviště se schvalovatel(é) liší. Paní cesťáková poměry na svém pracovišti zná, a tak vždy zaklepe na ty správné dveře a vyžádá si ten správný podpis. Ve světě ideálním pro informační systémy by schvalovatel byl vždy jen jeden a byl by přesně definován v personálně-mzdovém systému. V takovém světě naštěstí nežijeme, a tak bude před zavedením elektronických cestovních dokladů na každém pracovišti nutno "uklidit" personalistiku. Pokud úklid proběhne správně, vedoucímu už nebude na dveře klepat paní cesťáková, ale z počítače zazní libá hudba a v poštovní schránce se objeví zpráva s odkazem na webovou stránku s detailem cestovního dokladu a s tlačítky Schválit/Zamítnout. Paní cesťáková jistě bude také ráda, že jí ubylo práce s obíháním schvalovatelů.
Až je cesta schválena, je potřeba vyčlenit prostředky z rozpočtu, aby ji bylo z čeho zaplatit. Toho se týká podstatná část vyplňování před cestou jak z pohledu ekonomů (budou znát očekávané náklady), tak z pohledu cestovatelů (budou mít jistotu, že jim nebude schválena cesta, na jejíž financování nebudou po návratu prostředky). Termín a cílový stát už systém zná, stačí tedy zadat odhadovanou cenu dopravy, ubytování a dalších nákladů a z obrazovky vypadne odhadovaná částka (obrazně řečeno!). Pak už můžeme přejít k určování finančních zdrojů, z nichž bude cesta hrazena. Zde se dostáváme do slibovaných ekonomických vod, pro většinu cestovatelů ale naštěstí jen mělkých - znát číslo zakázky by mělo být dostačující.
Po zadání finančních zdrojů už určujeme jen zálohy a pak čekáme, zda nám ekonomové cestu povolí. Využije se zde institut tzv. elektronické finanční kontroly, která vlastně není nic jiného než to, že informace o plánované cestě přistane také ve schránce příkazci operace a správci rozpočtu (což jsou, zjednodušeně řečeno, osoby zodpovědné za finanční prostředky). Pokud cesta projde, vyrážíme.
Každý zodpovědný cestovatel by si měl na cestě vést deník. Pro pracovní cesty to platí dvojnásob, protože zaměstnavatele bude po návratu zajímat, jak cesta probíhala, kde jsme který den byli a co jsme tam dělali, kolik nás to stálo a jaký to pro naši práci mělo přínos. Tyto údaje je nutné vyplnit na papírový formulář i dnes, takže elektronický systém nepřinese v objemu požadovaných informací vcelku žádnou změnu. Stačí však prohlédnout si obrázek formuláře pro vyplnění průběhu cesty a jistě mi dáte za pravdu, že nějakou pomoc s vyplňováním těchto údajů by nejeden cestovatel neodmítl. Počítač by v tomto ohledu měl být zdatným asistentem (a to s neomezenou trpělivostí).
Vyplňme tedy do našeho pomyslného cestovního dokladu podrobný rozpis cesty, údaje z účtenek a cestovní zprávu (všechny tyto údaje jsou povinné) a podívejme se, co se s ním bude dít dál. Nejprve jej musíme předat paní cesťákové, která zkontroluje, že jsme společně s počítačovým asistentem nevyplnili nesmysly (doba, kdy budou počítače rozumět vyplňování dokladů lépe než paní cesťáková, snad nikdy nenastane). Aby měla jednodušší práci a bylo učiněno zadost všem zákonným opatřením, počítač kromě přenesení údajů do IS Magion vytiskne průvodku, kterou společně s účtenkami, jízdenkami apod. odneseme paní cesťákové. Této návštěvě už se nedá vyhnout, protože někde na papíře musí existovat podepsaná zpráva o cestě a také doklady o platbách musí být archivovány. Zde už jsme tedy ve shodě se současnou situací, kdy kompletně vyplněný cestovní příkaz také musíme paní cesťákové přinést.
Pokud jsme všechno správně a pravdivě vyplnili, paní cesťáková zahájí finanční kontrolu cestovního dokladu po cestě. Systém ze zadaných údajů spočítá cenu, podívá se, jaké finanční zdroje jsme si určili před cestou, a podle toho začne postupně vyzývat k vyjádření příkazce operace a hlavní účetní jednotlivých zdrojů. Pokud se nám stane, že výsledné náklady na cestu převýšily původní odhad, k vyjádření je jako pojistka přizván ještě správce rozpočtu.
Tímto v podstatě životní pouť našeho cestovního dokladu končí, a ať už finanční kontrola po cestě náklady schválí nebo ne, nakonec je nám cesta alespoň z části proplacena.
předchozí článek
