Při velkém objemu výpočetní techniky, což je případ MU, je velmi obtížné udržet bez takového systému počet používaných a počet zakoupených licencí v konzistentním stavu. To může mít za následek neoprávněné používání softwaru a z toho plynoucí pokuty. Opačným případem je nakupování většího množství licencí než je třeba, což znamená špatné hospodaření.
Systém pro správu softwarových licencí tedy přináší výhody:
Je nutné si uvědomit, že správa softwarových licencí není nějaké jednorázové zjištění a uložení stavu, ale kontinuální doplňování a podpora (aby bylo mimo jiné možné naplnit první bod).
Pro úspěšné plánování a nákup je podmínkou centralizovaná správa. Nemusí být centralizovaná na nejvyšší úrovni, ale naopak by si také neměl jednotlivec nakupovat software sám. Jako ideální by se mohla jevit dvoustupňová hierarchie - jednotlivá hospodářská střediska a rektorát MU.
Plnohodnotné naplnění cílů evidence se neobejde bez jednoznačně stanovených postupů a předpisů. Ty mohou zajišťovat správné postupy pro celý životní cyklus softwarové licence (od požadavku na její zakoupení až po její vyřazení). Dodržování sebelepších postupů bude však jen těžko vynutitelné bez stanovených předpisů.
Softwarové licence jsou zakupovány z prostředků univerzity. To znamená, že vlastníkem licencí je MU. Odpovědnost za software ovšem nikdy nemá organizace, ale vždy fyzická osoba. Tou osobou může být správce softwaru na daném pracovišti nebo až koncový uživatel pracovní stanice. Vždy záleží na konkrétním případě, a také na politice organizace, která může pomocí vnitřních předpisů odpovědnost delegovat. Příklad postupu při delegování odpovědnosti:
Při porušování autorského zákona musí být vždy prokázán úmysl používat software nelegálním způsobem.
Při kontrole jakéhokoliv počítače by mělo být možné snadno dohledat vazbu na doklad opravňující k používání instalovaného softwaru. Pokud organizace podceňuje evidenci pořízeného softwaru a jeho správného zaúčtování, zbytečně se vystavuje riziku právního postihu potažmo nemalým pokutám. Příkladem, kdy se organizace může dostávat do problémů, je neevidování softwaru jako drobného nehmotného majetku. V souladu s účetní metodikou může totiž účetní oddělení zaúčtovat celou hodnotu softwaru do nákladů bez další evidence. Problém může nastat, pokud v takovém případě finanční úřad odmítne uznat náklady vynaložené na údržbu takto zaúčtovaného softwaru. Proto poradci doporučují organizacím evidovat i takové softwarové a hardwarové vybavení, které nesplňuje podmínky pro zařazení do dlouhodobého majetku organizace, tj. jehož evidence není podmíněná. Doporučují tento drobný hmotný a nehmotný majetek účtovat na tzv. podrozvahových účtech.1
V praxi je ovšem časté, že organizace účtují jako nehmotný majetek jen software, který má pořizovací cenu vyšší než 60 tisíc korun. Přitom jsou vynakládány prostředky na údržbu softwarového vybavení, které podle účetnictví vlastně neexistuje. Při finanční kontrole pak v tomto případě záleží na správci daně. Důležité je uvědomit si, že pokud účetní doklady slouží i k jiným než účetním účelům (např. ochrana autorských práv), je ze zákona nutné tyto doklady uchovávat po celou dobu užívání softwaru.
Před časem byla na MU provedena analýza současného stavu na jednotlivých fakultách [1]. Na základě neuspokojivých výsledků průzkumu byl kvestorem MU vydán úkol: "Nastavit metodiku a komplexně zavést systém pro inventarizaci používaného, nainstalovaného programového vybavení. Metodiku provedení ošetřit pokynem kvestora." Následně bylo vyzkoušeno několik komerčních nástrojů pro správu licencí. Dalo by se konstatovat, že všechny zkoušené nástroje mají velmi podobnou funkcionalitu, která je využitelná spíše ve státní správě než na akademické půdě. Akademici totiž mají mnohem větší svobodu v rámci užívání počítačové stanice a nemusí dodržovat směrnici pro státní správu nazvanou "Pravidla, zásady a způsob zabezpečování kontroly užívání počítačových programů" [2]. Dalším důvodem pro odmítnutí těchto nástrojů byla funkce automatického skenování stanic (sběr dat), což bylo bráno jako zásah do akademických svobod.
Pro inspiraci byla při návrhu řešení mimo jiné použita i zmíněná směrnice pro státní správu, která vznikla za účelem vytvořit jednotný systém pravidel pro užívání softwaru v souladu s právními předpisy. Cílem je používání softwaru takovým způsobem, aby nebylo v rozporu s licenční smlouvou a bylo tak v souladu s platnými právními přepisy České republiky.
Navrhovaný systém musí plnit jednak evidenční část, a dále pak umožňovat navázání jednotlivých licencí na stávající evidenci osob nebo majetku - počítače, a také na doklady o zakoupení v ekonomickém systému. Řešení tedy musí propojit součásti zobrazené na obrázku 1.
Systém pro správu licencí se bude skládat z celé řady aplikací, ale každá z nich bude mít definovanou roli osob, které ji budou moci využívat. Jedná se o tyto role:
Hlavní správce za hospodářské středisko by měl být vždy pouze jeden, a to zejména z důvodu jeho odpovědnosti za vedení evidence. Systém se však skládá z mnoha dalších částí, které nemusí nutně obsluhovat pouze hlavní správce. Hlavní správce si tedy může zvolit tzv. delegované správce, kteří mu budou s evidencí pomáhat. Poslední role je běžný uživatel, tj. zaměstnanec nebo student MU.
Pro zachycení všech možných požadavků na systém pro správu softwarových licencí je jistě vhodné si uvědomit, jakými událostmi prochází licence v průběhu svého životního cyklu. U každého bodu budou popsány úkony jednotlivých účastníků a také aplikační podpora ze strany systému.
Pro správce softwaru bude žádost prvotním impulsem k práci se systémem. Musí nejprve zkontrolovat současný stav daných licencí a v případě jejich nedostatku licenci objednat u dodavatele. Pro tento účel by mohl dobře posloužit systém pro správu požadavků, který bude snadno dostupný a bude archivovat požadavky uživatelů - výhoda oproti zasílání e-mailů přímo správci softwaru.
Po obdržení objednaného softwaru a dokladu o jeho pořízení již nic nebrání zadání základních údajů do systému. Základními údaji jsou:
Tento úkon by měl vykonávat pouze hlavní správce za hospodářské středisko, který je odpovědný za správnost zadaných údajů. Další úkony spojené se správou již může delegovat na další osoby.
Možnost přiřazení (registraci) by měl mít hlavní nebo delegovaný správce a v některých případech i samotný uživatel. Univerzita totiž každoročně nakupuje různé multilicence, které si mohou uživatelé po odsouhlasení určitých podmínek instalovat třeba i na svůj soukromý počítač. Poté je možné software instalovat na počítač, a to buď odpovědnou osobou nebo samotným uživatelem.
Nástroj musí jednoduše umožňovat i provádění změn stavu, které mohou v průběhu používání softwaru nastat. Tj. především snadné provádění změn např. při vyřazení počítače s instalovaným softwarem nebo při změně jeho uživatele. Správce by také měl mít možnost provádět některé operace hromadně, např. přesunutí všech vazeb (osoby, počítače) z jedné licence, které skončila platnost, na licenci novou (roční licence od Microsoftu).
V průběhu používání zakoupených licencí by měl systém poskytovat přehledové sestavy jak správcům, tak i koncovým uživatelům. Správcům slouží přehledy především pro zjištění aktuálního stavu, a také jako podklady pro plánování a další nákupy. Uživatelům slouží přehledy pro kontrolu softwaru, který mají přiřazen a který mají skutečně nainstalovaný. Pokud uživatel neví, jaký software má na počítači nainstalovaný, může využít integrovaný skener (viz obrázek 3, který ilustruje aplikaci nazvanou Osobní přehled licencí). V případě nesrovnalostí pak může kontaktovat správce.
Systém by měl také obsahovat různá automaticky generovaná upozornění na důležité události, která by byla zasílána e-mailem konkrétním osobám (nejčastěji správcům). Událostí může být:
Systém pro správu softwarových licencí je v současné době již plně funkční a jeho aplikace je možné nalézt v INETu (Provozní služby → Software). Evidenční a registrační část je prozatím používána pouze na ÚVT MU, kde jsou údaje do systému vkládány průběžně již několik měsíců, tj. dají se tam najít všechny licence (i OEM) zakoupené v poslední době. Po dokončení prvotní fáze inventarizace bude systém pro správu softwaru nabídnut k užívání i dalším součástem univerzity. Podrobnější informace a konzultace poskytuje vývojový tým na adrese soft-inet@ics.muni.cz. Na základě předchozí domluvy je možné zajistit individuální prezentace.
| [1] | B.Čech, Zpráva k problematice inventarizace SW na Masarykově univerzitě, RMU MU.
... zpět do textu |
| [2] | Pravidla, zásady a způsob zabezpečování kontroly užívání počítačových programů.Materiál schválen usnesením vlády ČR ze dne 20.6.2001.
... zpět do textu |
| 1 | Podrozvahový účet je definován takto:" Na podrozvahových účtech se sledují důležité
skutečnosti, jejichž znalost je podstatná pro posouzení majetkoprávní situace účetní jednotky a jejích
ekonomických zdrojů, které lze využít. Jedná se především o využívání cizího majetku, ke kterému
účetní jednotka nemá vlastnické právo, popř. právo hospodaření s majetkem státu, dále evidence práv,
o kterých se neúčtuje (hypotéky) nebo materiálu, jehož pořízení, uchování, udržování a sledování vyplývá
z obecně platných právních předpisů, např. materiál civilní obrany." ... zpět do textu |
předchozí číslo
