Pozdní léto a podzim roku 1999 se na univerzitě (alespoň z hlediska studenta) nesly ve znamení práce s osobními údaji v IS MU. Asi vůbec poprvé se totiž daří na MU naplňovat litera zákona, která říká, že každý má být informován o tom, jaké údaje se o něm drží v informačních systémech, a bez odkladu se podílet na aktualizaci. Podívejme se podrobněji na některé z agend, které se tématu osobních údajů tak či onak dotýkají.
První vlaštovkou byla již před prázdninami aplikace, která umožňovala studentu, aby přehlédl, jak bude vypadat jeho karta ISIC. Zkušenosti s hromadným zaváděním karet ISIC hovořily totiž o dramatickém množství zmetků, kdy bývá vytištěna nesprávná fotografie, uvedeny zastaralé údaje, či karta vydána neoprávněně (nárok mají pouze prezenční aktivní studenti). Univerzita se proto rozhodla pro pečlivou kontrolu, jak nároku na kartu, tak údajů na ní obsažených. V době spuštění webové kontroly s možností odkliknout, že údaje jsou v pořádku, již řada studentů byla na prázdninách, přesto si během cca 3 týdnů výzvy v IS povšimlo asi 15 % studentů. Kromě takto odchycených chyb v datech narození a jménech provdaných studentek lze jako pozitivní hodnotit fakt, že studenti se zapojili i přesto, že akci nepředcházela téměř žádná ne-elektronická osvěta. Šlo vlastně o svého druhu experiment, zda jsou studenti elektronickou cestou vůbec oslovitelní, který dopadl úspěšně. Díky němu i dalším kontrolním mechanismům se k 15. říjnu podařilo za spojeného úsilí ÚVT, fakult a tvůrců IS vydat oprávněným studentům čipové karty ISIC, čímž se MU dostala ve využití obdobné technologie na špičku nejen republikovou, ale i evropskou.
Agenda karet ISIC přinesla kromě komparativní výhody pro MU jako takové a prvotních zkušeností z úsilí o vyčištění dat ještě další pozitivní prvek: fotografie získané pro průkazy ISIC se ukázaly jako důležitý identifikační údaj budovaného informačního systému. Lidově řečeno, děkanáty a vyučující jsou nadšeni, že konečně mohou přiřadit jména k obličejům. Vedení MU rozhodlo, že v rámci vnitřního autentizovaného protokolu v IS vidí každý fotografie všech osob. Vůči světu (neautentizovaný přístup) musí osoba zobrazení fotografie explicitně povolit, jinak se nezobrazuje.
Agendou časově navazující na prvotní upřesňování, zda daný student vůbec prezenčně studuje, bylo čištění údajů pro Matriku studentů1. Matrika studentů ukládá odvést u každého studenta základní osobní a studijní údaje, což společně se souběžným přechodem na nový VŠ zákon a nový informační systém kladlo na děkanáty netriviální nároky na sběr a dočištění dat. Rada pro informační systém se rozhodla do fáze sběru zapojit širší uživatelskou obec: byla připravena webová aplikace, která studentu zpřístupňuje, jaké osobní informace o něm databáze drží, jakým způsobem byly převedeny na číselníky Matriky a upozornění, které položky by měl doplnit editací formuláře. Uživatel pochopitelně nemůže měnit svoje personální údaje přímo. Po uložení formuláře vidí navržené změny pověřená osoba (studijní oddělení), která informace akceptuje nebo odmítne. Aplikace podporuje jak možnost zaslat úřednici, která bude žádost vyřizovat, doplňující vzkaz, tak automatické rozeslání informace o tom, že (a jak) byla žádost vyřízena. Do termínu sběru matričních dat se ovšem nepodařilo získat tímto způsobem údaje od všech studentů, postupně se však zapojilo značné procento na všech fakultách (viz aktuální statistiku).
Kontrola údajů probíhá nadále; prvotním cílem je, aby 100 % osazenstva MU bylo již se svým záznamem spokojeno a potvrdilo toto kliknutím. Pragmatický cíl je pak např. mít v pořádku trvalá bydliště včas před uzavřením sběru elektronických žádostí o koleje, doplnit kontaktní informace (telefony, přechodná bydliště), pokud si to fakulta přeje, atd. Za cíl dlouhodobý by se dala označit snaha vypěstovat ve studentech zvyk, aby kdykoliv přicházejí hlásit změnu v osobních údajích na děkanát, si ji nejdříve naklikli, aby úřednice např. jen zkontrolovala oddací list a potvrdila ano.
Přirozeným rozšířením kontroly údajů je její zobrazování nejen studentům. V čem může být přínosné pro zaměstnance MU opravovat si svoje údaje na Webu? Kromě obecné snahy po kvalitních datech je to opět možnost urychlit a zpřesnit práci personální úřednice (píšete-li svoji novou adresu vy, neuděláte v ní chybu; úřednice jen zaklikne ano). Zajímavá je také možnost najít na webu některé informace, které člověk občas potřebuje a nezná zpaměti - např. číslo OP nebo pasu.
Sbírané osobní údaje jsou samozřejmě důvěrné a dalším osobám se nezobrazují. Údaje o bydlišti uživatel může, přeje-li si to, zveřejnit na své osobní prezentační stránce.
Kontrola osobních údajů, případně její předchůdce - ověření ISIC karty - je první aplikací, na které byla masivně ozkoušena následující teze: uživatel administrativní úkon provede radostněji a pečlivěji, pokud mu k tomu informační technologie dá nástroj, který umožňuje vybrat prostor a dobu, místo čekání ve frontě a komunikace s úředníkem. Polidšťování programových systémů již dospělo tak daleko, že obavy, že studenti MU práci s webem nezvládnou, se ukazují jako neopodstatněné. Tvůrci informačního systému proto hodlají paradigma každý uživatel pracuje deset minut, univerzita tím ušetří 20 000krát x minut času úředníků použít i v oblastech dalších: proběhly sběry zájmu o studium předmětů (registrace), chystají se žádosti o koleje, evaluační ankety studentů ke kvalitě výuky a další aplikace. O novinkách v IS MU je možno se kdykoliv dozvědět na https://is.muni.cz/auth/faq. Nemáte-li do IS přístup, kontaktujte svého správce.
| 1 | viz P. Koudelka, J. Kohoutková. Sdružená matrika
studentů. Zpravodaj ÚVT MU. ISSN 1212-0901, 1999, roč. 10, č. 1,
s. 5-9.
... zpět do textu |
předchozí článek
