\"/
\"/ \"/    

Celouniverzitní databáze kontaktních údajů - včera, dnes a zítra

Jaromír Ocelka, ÚVT MU
Ročník XI - číslo 1, říjen 2000
Citace: J. Ocelka. Celouniverzitní databáze kontaktních údajů - včera, dnes a zítra. Zpravodaj ÚVT MU. ISSN 1212-0901, 2000, roč. XI, č. 1, s. 7-9.
Tematické zařazení: Informační systémy MU
 předchozí článek | následující článek 

Základy celouniverzitní databáze kontaktních údajů vznikly již s prvními historickými verzemi současné personálně-mzdové databáze MU. Na údaje typu telefon, fax a později e-mail nebo URL domovské stránky bylo v datových strukturách vždy pamatováno, ale nikdy nebyly systematicky naplňovány a udržovány. Změnu přinesla až éra zveřejňování těchto údajů na internetu: nutnou součástí internetové prezentace MU (www.muni.cz) [1] se hned od počátku v roce 1997 stala databáze osob a údajů o tom, na jakých adresách a číslech lze s nimi navázat komunikaci.

Rekapitulaci historického vývoje, charakteristice současného stavu a zejména popisu, jak současný stav udržovat aktuálním, je věnován tento příspěvek.

Úložiště a jeho proměny

Databáze kontaktních údajů wwwdata.muni.cz [2] obsahuje telefony, faxy, e-maily, URL domovských stránek a adresy univerzitních subjektů (fakulty, ústavy, ...), pracovišť (katedry, oddělení, útvary, ...) a jednotlivých osob, které mají navíc přiřazen údaj čísla kanceláře.

Vyjma poštovních adres jsou všechny kontaktní údaje textové řetězce, pro něž není nutné mít podpůrné číselníky.

Subjekt a pracoviště
Kontaktní údaje jsou od počátku vázány na identifikační číslo subjektu resp. pracoviště.

Zaměstnanci a studenti
Osoby měly kontaktní údaje původně vázány přímo na svoji identifikaci. V průběhu prvního roku provozu však ukázaly zkušenosti, že je vhodnější mít až tolik kontaktních údajů, kolik má osoba pracovních poměrů (pracovišť). Kontaktní data byla tedy přiřazena k pracovní funkci zaměstnance resp. ke studijnímu programu studenta.

Poslední známý kontakt osoby
Kontaktní údaje zaměstnanců a studentů jsou automaticky zneplatněny, jakmile pracovní či studijní poměr zanikne. Toto řešení má ovšem své zápory - například někteří zaměstnanci lékařské fakulty ukončí pracovní poměr k poslednímu červnu a v září opět uzavřou nový. Problém nespočívá v nevyplnění kontaktů v září (obnoví se zneplatněné informace), ale v nezobrazování kontaktů v době prázdnin. Proto byl letos v létě zaveden tzv. poslední známý kontakt - po ukončení pracovního poměru se příslušné kontaktní údaje přenesou do speciální tabulky, kde jsou svázány s identifikací osoby.

Důvěryhodné kontakty osoby
Dosud poslední úpravou v evidenci kontaktů je zavedení tzv. důvěryhodných kontaktů. Tyto kontakty dávkově posílají některé fakulty každý den (podrobnosti viz Dávková aktualizace). Vystavují se osobě bez ohledu na to, zda má studijní či pracovní poměr - jedná se totiž o fakultou přidělené kontakty a fakulta sama ví, zda má kontakt ještě platit či nikoliv.

Použití kontaktů

Databáze kontaktních dat je určena k využití v personálně-mzdových a ekonomických agendách MU, jejichž nejviditelnější součástí je prezentace www.muni.cz včetně "mobilní části" wap.muni.cz a nyní také nově Intranet MU (inet.muni.cz) [5]. Kontaktní údaje se také používají pro tištěnou verzi Kalendáře významných akcí vydávaného každoročně Rektorátem Masarykovy univerzity.

Stránky subjektů a pracovišť
Kontaktní informace na stránkách subjektů a pracovišť byly postupem času obohaceny výseky z mapy Brna, fotografiemi a stručnou informací o dopravním spojení MHD. Stránky jsou od počátku doplněny telefonními a e-mailovými seznamy zaměstnanců uzpůsobenými pro tisk. V roce 1998 přibyla stránka s formulářem, kde si může uživatel zvolit typy kontaktních údajů, které chce mít v seznamu vypsány.

Osobní stránky
Na osobních stránkách se kontaktní údaje vypisují co nejobšírněji. U zaměstnanců a studentů se zobrazují u příslušného pracovního či studijního poměru. Od léta 1998 bylo každému zaměstnanci MU vytvořeno jednoduše zapamatovatelné URL odkazující na jeho osobní stránku: http://www.muni.cz/<subjekt>/people/<jmeno>.<prijmeni>1, které je vhodné například pro vizitky. Se vznikem posledního známého kontaktu přibyla tabulka zobrazující tyto informace (doplněné o  případné pracoviště mimo MU) i na stránkách osob, které k MU nemají již žádný pracovní či studijní poměr. Důvěryhodné kontakty kopírované každodenně z fakult se na osobních stránkách umísťují k příslušnému pracovnímu nebo studijnímu poměru, popřípadě v samostatné částí nazvané Další kontakty na MU.

Editace pomocí www prohlížeče

Údržba dat je na wwwdata.muni.cz realizována třemi způsoby - samotnými administrátory databáze (vhodné pouze v urgentních případech), delegovanými správci a uživateli. Pro poslední dvě (a nejdůležitější) varianty je nutné poskytnout přístupné uživatelské rozhraní. Klientem byl zvolen www prohlížeč přistupující pomocí zabezpečeného protokolu https ke stránkám na adrese https://wwwdata.muni.cz/. Kvůli problémům s administrativou distribuce přístupových hesel a samotnou ochotnou vlastníků své informace udržovat byla původně možnost přístupu povolena pouze delegovaným správcům jednotlivých subjektů.

O letních prázdninách roku 1998 byl systém autentikovaného přístupu a oprávnění k datům www prezentace přepracován na tři typy uživatelů [3]. Prvními zůstali správci subjektů, kteří mohou editovat kontakty všem studentům a zaměstnancům celého subjektu včetně kontaktních údajů všech jeho pracovišť. Nově získali možnost vytvářet správce pracovišť, kteří mají oprávnění modifikovat kontaktní údaje pracoviště2 včetně jeho zaměstnanců. Třetí typ uživatele - jednotlivce (s právem přístupu ke svým údajům) - mohl vytvořit kterýkoliv ze správců, měl-li patřičné oprávnění.

Od posledního květnového dne roku 2000 byl editor kontaktních údajů zpřístupněn celé univerzitní veřejnosti bez nutnosti vytvářet individuální účty - autentikační komponenta wwwdata.muni.cz byla napojena na účty is.muni.cz.

Dávková aktualizace

Jednou ze zvažovaných možností aktualizace dat [4] bylo přebírání kontaktních údajů z vlastních evidencí subjektů. V průběhu času byly všechny fakulty MU požádány o spolupráci při předávání kontaktních údajů ze svých vlastních, již zavedených agend. Fakulta informatiky poskytla kompletní seznam kontaktních údajů, kde bylo identifikací člověka jeho rodné číslo. Fakulty filozofická, sociálních studií, lékařská a právnická zpočátku poskytovaly část souboru /etc/passwd pro synchronizaci e-mailů, kde bylo identifikací člověka jeho jméno a příjmení. Jelikož tato identifikace není jednoznačná, je postupně dohledávána univerzitní identifikace, kterou si subjekty následně evidují do svých seznamů. Fakulta sociálních studií posléze rozšířila předávaná data o svůj lokální seznam telefonů, faxů a čísel kanceláří.

Mám uvedeny chybně či neúplně kontaktní údaje. Jak to napravit?

Navštivte autentikovanou část www prezentace (editor) ze stránky http://wwwdata.muni.cz/. Po přihlášení loginem a heslem stejným jako v is.muni.cz vás první položka menu Mé kontaktní údaje bude informovat, zda a které kontakty o vás eviduje lokálně některý ze subjektů (včetně příslušné zodpovědné osoby), a nabídne vám změnu3 či vložení kontaktních dat k vašemu pracovnímu či studijnímu poměru. O změnu můžete také požádat svého správce - přehled všech správců je dostupný ze zápatí každé stránky veřejné www prezentace Masarykovy univerzity.

Literatura

[1] J. Kohoutková. Masarykova univerzita na internetových WWW stránkách. Zpravodaj ÚVT MU. ISSN 1212-0901, 1997, roč. 7, č. 3, s. 10-13.
... zpět do textu
[2] Z. Valach. Personální databáze zaměstnanců MU pro WWW. Zpravodaj ÚVT MU. ISSN 1212-0901, 1997, roč. 8, č. 1, s. 10-13.
... zpět do textu
[3] J. Ocelka. www.muni.cz po dvou letech. Zpravodaj ÚVT MU. ISSN 1212-0901, 1998, roč. 9, č. 1, s. 11-14.
... zpět do textu
[4] Š. Procházková, J. Ocelka. Internetová prezentace MU v Brně. In UNINFOS 2000 : zborník príspevkov. Nitra : SPU v Nitre, 2000. ISBN 80-7137-713-9, s. 186-189.
... zpět do textu
[5] J. Měcháček, J. Kohoutová. Intranetový server informačního systému MU. Zpravodaj ÚVT MU. ISSN 1212-0901, 2000, roč. 11, č. 1, s. 4-7.
... zpět do textu
setting
1 <subjekt> je zkratka jednoho ze subjektů: arts, econ, edu, fi, law, med, soc, sci, rec, ics, ...; jméno a příjmení je nutné uvádět bez háčků a čárek
... zpět do textu
2 včetně podpracovišť - případný správce Sekce Matematiky PřF má navíc právo na všechna podpracoviště a jejich zaměstnance
... zpět do textu
3 Uživatel je také informován o identitě osoby, která naposledy údaje vložila/změnila.
... zpět do textu
Zpět na začátek
ÚVT MU, poslední změna 14.11.2011