• O Zpravodaji
• Pro autory
• Pro čtenáře
• Statistiky

• Aktuální číslo
• Archivní čísla

• Autoři
• Články
• Seriály

• Vyhledávání

   

Ekonomický systém MU

Nedostatečná informovanost o operacích účtárny MU měla a má negativní dopad na hospodaření fakult. Také pracnost ručních evidencí na fakultách byla značná a vznikalo při tom mnoho chyb, nesrovnalostí a nedorozumění jak mezi pracovníky fakult navzájem, tak i mezi fakultami a rektorátem.

1  Možnosti a způsoby řešení

Nejprve byla zvažována možnost nákupu softwaru od dodavatelských firem. Posouzením různých projektů bylo zjištěno, že tyto jsou většinou tvořeny pro potřeby podnikové sféry a nevyhovují plně potřebám uživatelů na MU. Také cena nebyla zanedbatelná - u kompletnějších systémů se pohybovala ve stovkách tisíc Kč. Proto bylo na úrovni kvestora, tajemníků fakult a zástupců vedení ÚVT rozhodnuto o vlastním řešení.

Protože nejbolavější byla činnost účtárny, byla automatizována jako první v předstihu před fakultami nákupem programu účetnictví od VŠE Praha, kde autor garantoval i údržbu programu. V dalším řešení se vycházelo z organizace MU, kde existuje rektorát s centrální účtárnou, jednotlivé fakulty s ekonomickými útvary, dodávajícími podklady na rektorát, a samostatné útvary rektorátu (doprava, vydavatelství, skriptovna, CDVU, AVC aj.) s podobným postavením jako fakulty. Všechny tyto útvary potřebují znát stav svého hospodaření jako základní předpoklad pro správné řízení a rozhodování.

Proto bylo třeba zavést automatizaci pomocí PC na všechna tato pracoviště a vzájemně je mezi sebou propojit. Tím by tok informací byl podstatně rychlejší a vlastní informace přesnější.

Technicky toho bylo možno dosáhnout dvěma způsoby:

1. Napojením počítačů jako terminálů na centrální databáze uložené na ústředním počítači (serveru). Pak by bylo možné tato data využívat v reálném čase ke čtení i k zápisu.
2. Předáváním jakýchkoliv zpráv (datových i textových) z vlastního počítače na cílový (kde by byly převzaty a zpracovány) v dávkách pomocí elektronické pošty.

Oba způsoby mají své výhody a nevýhody. První způsob je značně účinný a poskytuje okamžité informace. Předpokládá však dokonalé propojení všech pracovišť pomocí sítí a také poněkud jinou organizaci jak v účtárně, tak na fakultách. Tam by museli přibýt pracovníci účetních profesí, což by ve svém důsledku vedlo k nárůstu administrativních pracovníků MU.

Druhý způsob je méně pružný, neposkytuje okamžité informace, ale lépe se přizpůsobuje dané struktuře organizace. V podstatě dávkový způsob přenosu odpovídá dosavadnímu způsobu práce. Základem je koloběh dokladů mezi útvary. Na každém stupni se pořídí z dokladů data na počítač, která se spolu s příslušnými doklady odesílají na vyšší stupeň. Tam tato data převezmou bez jejich opakovaného pořizování a připojí k nim vlastní informace. Po kompletním účetním zpracování se data vracejí zpět na nižší úroveň. A to v den provedení účetní operace, nikoliv až na konci měsíce po účetní uzávěrce.

Protože v době volby (počátek roku 1992) byla celouniverzitní síť v nedohlednu a jednotlivá pracoviště se teprve vybavovala výpočetní technikou, byl zvolen druhý způsob řešení. Byl brán na zřetel také náhradní způsob propojení pomocí disket, který by fungoval do spuštění sítě a při jejím výpadku. Pro útvary, které nebudou propojeny sítí, zůstává tento způsob jediným řešením bez nutnosti chodit pořizovat data na jiná pracoviště a na svém vlastním zůstat bez možnosti jejich přímého využití.

2  Rozdělení do programových celků

Z hlediska funkce na jednotlivých pracovištích bylo zpracování rozděleno do několika programových celků.

2.1  Deník dokladů

Je dodáván na základní pracoviště fakult i rektorátu. Pořizují se zde prvotní data ze všech dokladů, rozepsaná až na jednotlivé položky rozúčtování na účty. Účtování je jednostranné, bez souvztažností. Použitá účtová osnova je přizpůsobena potřebám fakult - obsahuje podrobnější členění, než vyžaduje účtárna rektorátu.

Z těchto dat lze pořizovat řadu sestav v různém třídění a výběry. Data lze zobrazovat, vybírat, přetřiďovat aj.

2.2  Fakturace

Je dodána na specializované pracoviště účtárny. Přebírá hlavičky vybraných dokladů ze všech základních pracovišť, doplňuje údaje pro banku a vystavuje příkazy k úhradám. Data lze prohlížet, třídit, vybírat a tisknout v různých sestavách.

2.3  Účetnictví

Je instalováno na více pracovištích účtárny. Přebírá rozúčtování dokladů, doplňuje souvztažnosti, zajišťuje párování na bankovní výpisy, provádí měsíční a roční uzávěrky a řadu jiných účetních operací.

2.4  Ekonom

Je dodáván opět na všechna základní pracoviště. Zpracovává data vrácená z účetnictví ve formě různých sestav.

V celém systému je zabudováno také sledování DPH na různých pracovních stupních.

3  Etapy řešení

Protože celý systém je značně obsáhlý, bylo jeho řešení rozděleno do několika etap.

Předběžná etapa
Zavedení účetnictví do účtárny. Proběhlo již v období před rokem 1992. Plně pokrylo tehdejší potřeby účtárny. Dnes již příliš nevyhovuje, zvl. pro napojení na Deník dokladů, jakož i pro současné potřeby účtárny. Je nutno je stále doplňovat o nové části, bez možnosti změnit jeho základní strukturu. Proto se uvažuje o jeho náhradě novým řešením.

První etapa
S realizačními pracemi na Fakturaci bylo započato od 2. čtvrtletí 1992 a asi od poloviny téhož roku byl tento program nasazen v účtárně. Je řešen v databázovém systému FOXPRO.

Druhá etapa
V průběhu roku 1992 byl řešen program Deník dokladů, který byl nasazen do používání od 1.1.1993. V průběhu roku byl několikrát inovován. Jednotlivé verze obsahovaly nové funkce a reagovaly i na všechny připomínky uživatelů. Byly zlepšeny způsoby archivace, zajištěny přenosy mezi instalacemi na více počítačích, přechody mezi roky aj. Program je řešen ve FOXPRO.

Třetí etapa
Zajištění přenosu dat z Deníku dokladů do Fakturace. Přenos se uskutečňuje pomocí disket od května 1993. Instalace Ekonoma (FOXPRO) se uskutečnila od 3. čtvrtletí 1993. Také zde je přenos zajištěn pomocí disket.

Čtvrtá etapa
Zajištění přenosu dat do Fakturace, Účetnictví a zpět do Ekonoma pomocí sítí. Tato etapa právě probíhá. V současnosti se zkoušejí přenosy dat z Přírodovědecké fakulty do ÚVT. Přenosy jsou zajištěny programem FTP v systému UNIX. Po odzkoušení v simulované podobě budou po napojení rektorátní účtárny na síť postupně připojovány jednotlivé fakulty i odloučená pracoviště rektorátu.

Pátá etapa
Zde se uvažuje spojení Deníku dokladů a Ekonoma v jeden celek a dobudování zpětné vazby mezi jednotlivými účastníky, aby docházelo nejen k předání základních dat, ale také k podchycení změn, provedených na přebírajícím pracovišti. Tato etapa by měla proběhnout v 1. čtvrtletí roku 1994. Tím by byl v principu uzavřen kruh celého systému ekonomických informací MU.

Pro značné zjednodušení tohoto popisu se nezmiňují návaznosti systému na okolí - banku, finanční úřad aj. Tyto vazby jsou také řešeny a automatizovány, stejně jako řada dalších méně důležitých částí systému.

Šestá etapa
Jak již bylo napsáno v popisu předběžné etapy, použité účetnictví již nevyhovuje. Záměrem je nahradit je účetnictvím novým, které by plně navazovalo na Deník dokladů a Fakturaci. Řešení by mělo být síťové v databázovém systému INFORMIX pod systémem UNIX. Práce budou zahájeny od ledna 1994.

Sedmá etapa
V souvislosti s novým účetnictvím v INFORMIXu se nabízí možnost doplnit celý dávkový systém na bázi pošty ve FOXPRO informačním systémem na bázi INFORMIX-UNIX. Ten by poskytoval pracovištím napojeným na síť informace (bez možnosti zápisu dat) v reálném režimu přímo z účetních dat. Tento systém by byl hybridním systémem mezi oběma způsoby řešení, uvedenými v úvodu článku, a měl by výhody obou. Pokud by řešení tohoto systému bylo schváleno, probíhalo by asi v průběhu roku 1994.

Závěrem lze říci, že po dobudování tohoto systému vznikne celek poskytující dostatečné informace všem zúčastněným stranám a umožňující reagovat na všechny vnější i vnitřní podněty - např. požadavky uživatelů, změny legislativy aj.